新增设备家具办理登记手续

发布日期:2017-4-11 16:32:09 浏览次数:204

一、登记标准

1. 单价达到1000元及以上,且使用时间超过一年不改变形状的新增设备、文物及陈列品须办理设备登记手续,计算机显示器、打印机、照相机无论单价多少都作为设备登记;

2.  单价达到500元及以上,且使用时间超过一年不改变形状的新增家具、用具、被服、装具须办理相应资产登记手续,办公桌、文件柜、沙发无论单价多少都作为家具登记。

二、办理登记手续的流程(流程图见附件6)
1.使用人提供待登记资产的相关信息和材料,到本单位资产管理员处登记;
2.资产管理员将资产信息录入“网络管理系统”并提交审核;
3.实验室与国有资产管理处(以下简称国资处)工作人员审核通过后,资产管理员打印资产登记卡,使用人在资产登记卡背面签字(卡片样式见附件8);
4.使用人持已签字的资产登记卡及登记所需的相关材料,到国资处柜台打印报账用的登记单(登记单样式见附件9),盖审核专用章;
5.国资处打印资产条形码,使用人带回粘贴到资产显眼处。
三、办理资产登记时,使用人应提供待登记资产的实物及各项信息
1.资产实物(单价10万元以上附照片):
使用人应主动出示待登记资产,供资产管理员查验。如待登记资产不便携带,由资产管理员赴资产存放处现场核实。资产存放外地的,使用人应附情况说明,单位分管国有资产的主要领导在说明上签字并盖公章后,随资产卡片黑卡交国资处存档。10万元以上设备还需准备实物照片。
使用人还应提供待登记资产的名称、品牌、型号(生产厂家制定,设备登记时录入)或规格(尺寸、大小、材质等,家具登记时录入)、生产厂家和出厂编号。
2. 长江大学采购申请书(附照片):
使用人应提供已完成审批并经审批单位盖章确认的采购申请书(采购申请书在采购与招投标管理处网页下载,样式见附件7),并提供电子扫描档或照片。
3.购置合同(附电子扫描档或照片):
根据《长江大学采购与招投标管理暂行办法》(【2016】161号)及《长江大学采购与招投标工作实务指南》要求,单笔采购超过5000元必须签订合同。使用人在办理资产登记时,应出示所签订的合同并提供合同扫描件或照片的电子档,合同照片为2张,一张为购置清单页,一张为盖章签字页。
4.购置发票(金额10万元以上附电子扫描档或照片):
发票金额应与合同签订金额相同。
发票背面应有单位分管国资领导或科研项目项目组负责人签字,并注明资金渠道(资金渠道参照《长江大学国有资产购置资金渠道》(见附件10)上所列渠道规范填写,如无法确认,可直接和国资处资产登记科联系)。
5.采购方式:
使用人向采招处确认采购方式,如属于政府采购,应向采招处询问相应政府采购计划号。
6.使用人和存放地点:
资产使用人必须为学校在编在册正式职工(含人事代理制),存放地点必须按照“XX校区XX楼XXX室”的规范格式填报,如“武汉校区石油科技大楼D-201室”。
四、资产管理员在办理登记手续时遵循以下流程
1.查验待登记资产实物:
核实使用人待登记资产是否真实,其名称、品牌、型号(设备)或规格(家具)、生产厂家和出厂编号是否与使用人提供的资产信息一致。

2.  核查购置合同及购置发票、其他附件;

1) 如购置金额超过5000元,使用人必须提供购置合同,且合同上加盖“长江大学合同专用章”;

2) 确认购置发票及购置合同金额是否一致。

3) 查看发票背面,购置人或具体经办人应在发票背面注明资金渠道;

4) 查看经审批单位盖章确认的《长江大学采购申请书》;

3.  通过“长江大学资产综合网络管理系统”登记各项资产信息,具体如下:

1) 选择分类号及国资分类号。常见设备可参考国资处提供的《部分常见设备家具的分类代码》,该文件可在“国有资产管理群”下载;如属专业设备,资产管理员应会同使用人共同确认。分类代码选择完毕后,资产管理员需在设备名称栏内填写正确的设备名称。

2) 逐项填写型号、规格、采购方式(向采招处确认)(采购方式为“政府集中采购”或“部门集中采购”的还需填写政府采购计划号)、购置方式、合同编号(向采招处确认)、经费来源(统一选择“教育”)、购置日期(发票开票日期)。

3) 填写金额。

在购置发票及购置合同金额一致的前提下,按照发票明细或合同清单所列金额填写,但需注意以下事项:
①部分商家开具的发票上,将购置金额分为“单价”及“扣税(税率)”两部分,此时待登记资产的购置金额应为上述两部分之和。
②某些购置合同的购置清单上,商家在罗列单价之后,再进行打折或去掉零头之类的优惠,此时的购置单价,应由使用人自行折算成实际购买价格后再登记;
③部分资产有附件,或产生了安装、拆除、搬运、清关、纳税或其它附加费用的,应核准后计入主资产购置金额;如上述金额只有一笔总数,但设备较多,应按设备数量分解后计入单价。

4) 填写管理单位、使用单位、使用人、出厂编号、存放地点、生产厂家、销售商家等信息。

5) 上传照片。所有登记单都需上传《长江大学购置申请书》照片;单台件超过10万元的,需上传资产实物照片;上传合同照片(2张)及发票照片,发票有多页的,将发票摊开后拍成一张照片。

4.  登记完毕后,提交国资处工作人员审核。

5.  国资处审核通过后,资产管理员打印资产卡片(一式两份),并由使用人在卡片背面签字确认,签字后的红色卡片由资产管理员保管,黑色卡片由使用人交国资处存档。

五、国资处工作人员在审核登记手续时的具体操作流程

1.  审核资产管理员提交的登记单;

2.  打印登记单及条形码,资产登记科负责人签字,并在登记单上盖“资产登记已审核”专用章(印样见附件11);

3.  收回资产卡片黑卡并存档。

六、张贴条形码
使用人应及时将条形码张贴至资产显眼且不易磨损处。
 
本说明由实验室与国有资产管理处制作,如有疑问请通过电话0716-8060806询问。

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